Mūsdienās ERP jeb biznesa vadības sistēmas sniedz iespēju uzņēmumiem automatizēt ļoti dažādus procesus, rezultātā ievērojami samazinot datu ievadei un dokumentu apritei, kā arī atskaišu sagatavošanai un komunikācijai ar kolēģiem patērēto laiku. Būtiski, ka ERP sistēmā aktuālie dati ir pieejami visu laiku un sistēmas izmantošana ir piemērota arī uzņēmumiem, kuri sadarbojas ar ārpakalpojuma grāmatvedības sniedzējiem.
Ieviešot ERP sistēmu “Directo” dažādiem uzņēmumiem, mēs un mūsu klienti esam pārliecinājušies, ka procesu nodrošināšanu ir iespējams automatizēt, lai darbu veikšana būtu ātra, piemēram:
jebkurā brīdī ir iespējams uzzināt, kuri klienti nav apmaksājuši rēķinus, par cik dienām ir kavēta rēķinu apmaksa vai arī cik dienas vēl atlikušas līdz rēķinu apmaksas termiņa beigām, no kuriem klientiem ir saņemtas priekšapmaksas;
veicot dažus klikšķus, visiem vai izvēlētiem parādniekiem vienlaicīgi var izsūtīt atgādinājuma vēstules par viņu neapmaksātajiem rēķiniem;
izrakstot klientam rēķinu, sistēma var parādīt brīdinājumu par klienta kavēto rēķinu kopsummu un, ja nepieciešams, arī neļaut apstiprināt jeb iegrāmatot konkrēto rēķinu, tādējādi nodrošinot, ka netiek veikts darījums, par kuru ir risks nesaņemt no klienta apmaksu;
glabāt attaisnojuma dokumentus sistēmā digitālā formātā. Atrast digitālā formātā esošos dokumentus ir daudz ātrāk, nekā meklēt tos papīra dokumentu arhīvā;
ja par kādu dokumentu trūkst informācijas, tad sistēmā kolēģiem var nosūtīt ziņu, par kuru viņi būs informēti gan sistēmā, gan arī saņems par to e-pastu. Turklāt notikusī saziņa sistēmā saglabāsies, un to varēs apskatīt jebkurā brīdī;
sistēmā ātri un ērti var izvēlēties, kuri ienākošie rēķini tiks apmaksāti, izveidot maksājuma uzdevumu šo rēķinu apmaksai un nosūtīt to uz internetbanku;
sistēmā ar Gateway starpniecību var tikt iesūtīts vai, ja Gateway saslēguma nav, tad importēts bankas konta izraksts, kā rezultātā, pamatojoties uz bankas konta izraksta datiem,sistēmā tiek uzģenerēti maksājumu dokumenti un automātiski piesaistīti atbilstošajiem rēķiniem, klientiem, piegādātājiem un avansa norēķinu personām, iegrāmatotas bankai veiktās komisijas maksas u.c.;
čeku un rēķinu digitalizācija, kā rezultātā dati par dokumentiem sistēmā tiek iesūtīti un tiek ietaupīts laiks, kurš tiktu izmantots manuālai datu ievadei. Darbinieki var nofotografēt čekus un no aplikācijas iesūtīt tos sistēmā, kur tie nonāk jau aizpildīti;
sistēmā ir iespējams veidot pasūtījumus piegādātājiem, no sistēmas izsūtīt tos tiem un,saņemot preces un materiālus, pieņemt tos noliktavā, pamatojoties uz pasūtījumu, kā arī reģistrēt informāciju par sērijas vai partijas numuriem, derīguma termiņiem. Pieņemšanai ir iespējams pievienot papildu izmaksas, piemēram, piegādes izmaksas, kuras var automātiski tikt sadalītas pa precēm un materiāliem;
iespēja jebkurā brīdī iegūt informāciju par preču un materiālu atlikumu. Sistēmā ir iespējams veikt noliktavas uzskaiti vairākām noliktavām;
ir iespējams sasaistīt darījumus ar projektiem un/vai ieņēmumu un izmaksu dimensijām (piemēram, departamentiem) un iegūt informāciju pēc attiecīgā parametra arī peļņas vai zaudējumu aprēķinā, virsgrāmatā, bilancē, pārdošanas un citās atskaitēs;
ja uzņēmumā ir saskaņošanas process, tad šo procesu var automatizēt. Saskaņotāju piešķiršana dokumentiem var notikt automātiski, piemēram, atbilstoši ar dokumentu saistītajam projektam vai izdevumu veidam, kā arī saskaņotājus ir iespējams piešķirt dokumentiem manuāli. Piemēram, projekta vadītājs var automātiski kļūt par pirkuma pasūtījuma vai ienākošā rēķina saskaņotāju, ja dokuments ir saistīts ar projektu, kuru viņš vada. Saskaņotāji gan e-pastā, gan sistēmā saņem informāciju par saskaņojamajiem dokumentiem un vairs nav nepieciešams nest viņiem dokumentus izskatīšanai. Informācija par saskaņošanas procesu un to, kurš, kad un ko ir saskaņojis, vienmēr ir pieejama sistēmā;
ērti pieejamas atskaites, kuras pamatojas uz reāllaika datiem. Tās var gan apskatīt sistēmā, gan arī iegūt Excel formātā. Ir pieejamas gan vadības atskaites, gan atskaites par pārdošanu, iepirkumiem, krājumiem, grāmatvedību, finansēm, projektiem, personālu un algām;
faktisko datu salīdzināšana ar budžetu nodrošina būšanu informētam par uzņēmumā notiekošo un sniedz iespēju operatīvi pieņemt lēmumus. Turklāt ir iespējams salīdzināt datus ar dažādiem budžetiem, piemēram, ar reālistisko, optimistisko un pesimistisko;
no sistēmas darbiniekiem ātri un ērti var izsūtīt algu lapiņas;
darbinieki pašapkalpošanās portālā jebkurā laikā var iesniegt atvaļinājumu pieteikumus.
Pēc tam personāldaļas darbinieks vai grāmatvedis var sistēmā izskatīt visus iesniegtos pieteikumus, salīdzināt tos ar darbinieka pieejamajām atvaļinājuma dienām un saistīto darbinieku atvaļinājumu plāniem un atbilstoši tiem apstiprināt vai noraidīt atvaļinājumu pieteikumus. No personāldaļas vai grāmatvedības puses apstiprināts pieteikums pēc tam automātiski tiek ņemts vērā algu aprēķinā.
Izmantojot vienotu ERP sistēmu, uzņēmuma darbinieki strādā vienā sistēmā, kas nodrošina to, ka sistēmā ir aktuālie dati, un ietaupa grāmatvedības un uzņēmuma vadības laiku, kā arī palielina efektivitāti.
Vairāk par ERP sistēmu “Directo” varat uzzināt mājaslapā directo.lv, kā arī droši varat sazināties ar mums, aizpildot pieteikumu mājaslapā.
Comments